Una vez decidida la norma a implantar, ¿por dónde empezamos?
Primero por el personal implicado. Saber quién se va a encargar del Sistema, es decir, elegir la persona Responsable de Calidad si no existe ese cargo en la Organización. En empresas muy pequeñas es posible que haya que crearlo, darle a una persona esa responsabilidad y tratar que pueda acceder a la información y formación necesaria (comprar la norma y entregársela, cursos de formación, etc,..). Importante que esa persona tenga actitud de líder, capacidad de resolución de imprevistos, sea eficiente y esté en comunicación directa en este tema con la Dirección o Gerencia. En empresas donde ese cargo ya existe comunicarle al Responsable los objetivos del nuevo proyecto. Es posible que sea de ayuda buscar personal externo que nos guie en los primeros pasos, pero hay que ser consciente que el trabajo real lo tendrá nuestro personal y será éste el que tenga que seguir manteniendo el funcionamiento del sistema durante el resto del año, cuando tengamos que seguir solos.
Indispensable, sea cual sea la complejidad de la empresa, que la Dirección esté firmemente comprometida con el proyecto, apoye al personal responsable y facilite los medios para conseguir la implantación correcta del sistema.
En cuanto al tiempo que se necesita para poder implantarla con eficacia. No es lo mismo arrancar la implantación desde un punto intermedio en el que ya tenemos documentación y procedimientos definidos, así como fichas técnicas de producto, fichas de proveedores, un Sistema de A.P.P.C.C. adecuadamente actualizado, etc,…que tener que empezar todo esto de 0. Si bien es cierto que un equipo ilusionado con el proyecto, bien asesorado y que trabaja en el tema con constancia, recoge mejores resultados que aquellas organizaciones que dejan todo el peso del trabajo a única persona o departamento. Podría contaros algún ejemplo de fábricas muy pequeñas con un equipo de apenas cinco personas que han sacado adelante una norma considerada de las más difíciles en tiempo récord con muy buena puntuación. Para los que lo vivimos es emocionante recordarlo….
Existe también el caso contario. Que nadie piense que por ser una gran empresa reconocida y con mucha historia, y que lleva muchas auditorías detrás, es tarea fácil pasar una auditoría de certificación o de recertificación. A veces ocurre que la confianza excesiva lleva a un desastre total. Y yo lo he visto.
El siguiente paso es escoger la empresa certificadora y ponernos en contacto con ella. Es importante saber que existen muchas empresas que están acreditadas por la entidad nacional de acreditación (ENAC en España) para realizar la auditoría de certificación pertinente, pero la elección es nuestra. Recomiendo informarse de cada una de ellas (no todas están acreditadas para certificar todas las normas), pedir presupuesto a varias de ellas (existen notables diferencias) y evaluar tanto estos datos como la forma de trabajar de cada una (aunque el proceso de certificación es similar, puede haber diferencias en el nivel de exigencia, reputación, imagen, etc,…).
Y por último, lo más importante: ponernos a trabajar. Leernos ( y estudiarnos) la norma en cuestión, realizar una planificación del trabajo de forma cronológica, repartir responsabilidades y tareas, realizar reuniones periódicas tanto del equipo implicado como con todo el personal y con la Dirección para explicar los pasos que se están dando y tomar decisiones adecuadas en los diferentes puntos que se nos van a exigir.
Esta es la parte más dura. Serán los meses (o años) en los que surgirán muchas dudas, se tendrán sensaciones diferentes, habrá quien quiera tirar la toalla, quien se involucre en el tema de forma sorprendente, en algún caso puede ser necesario realizar obras de adecuación de las instalaciones pero también es la época en la que se podrá ver cómo se va generando un ambiente de trabajo en equipo que probablemente no habíamos visto antes en nuestro personal o compañeros. Ésta es, en mi opinión, la clave del éxito en estos sistemas: el equipo.
Pasado este tiempo, llega el momento de la auditoría…¡y empieza a cundir el pánico! Por muy preparada que la tengamos, por mucho que hayamos trabajado en ello, son inevitables los nervios (y los imprevistos) en los días previos a la auditoría. Si estáis en esa fase, tranquilos, es normal y me atrevo a decir que incluso necesario ese estado de ánimo. Nos mantiene alerta. Puedo deciros que “el miedo a la auditoría” es totalmente normal, aunque tengamos todo en orden, y que se pasa con el tiempo y la experiencia en ellas. De todas formas, los nervios son inevitables y el auditor cuenta con ellos.
Cuando llegue el auditor (o auditores según el caso) a nuestra empresa (¡oh, dios mío!) todo debe estar preparado para que nos examine, pero sin alterar el normal funcionamiento de la actividad diaria. Debo romper una lanza a favor del trabajo del auditor. Es una labor complicada la suya. Debe examinarnos, comprobar que cumplimos los requisitos exigidos por la norma y tratar de que nadie “le engañe”, por eso tendremos la sensación de estar “bajo sospecha” la mayor parte del tiempo. Sin embargo, los auditores que yo me he encontrado, puedo decir que han sido siempre comprensivos y abiertos al diálogo. Son conscientes del nerviosismo del personal y de que a ninguno nos gusta que nos saquen defectos en nuestra propia casa. Lo dicho, no son “los malos”.
Pasados eso días de auditoría y tras obtener nuestra certificación por fin hemos conseguido nuestro objetivo, pero…no se acaba aquí el trabajo. Un Sistema de Gestión, sea de Calidad, de Seguridad Alimentaria o de Medioambiente no tiene sentido si se termina el día de la certificación. Es un sistema que hemos elegido para asumirlo como forma de trabajo y así debemos continuar. Una porque el año que viene, la certificadora tendrá que volver a comprobar que seguimos cumpliendo los requisitos e incluso mejorando, y otra para sacarle el partido a estos sistemas. Quizá sea a partir de este momento cuando mejor apreciemos la eficacia y los rendimientos que estos aportan.
Espero que esta serie de artículos que aquí termina os haya servido para aclarar alguna duda. Si estáis en fase de tomar la decisión de embarcaros en un proyecto de este tipo, ¡adelante! Os espera una época de trabajo duro, cambios, dudas, pero al final os compensará de varias maneras. Si ya lo habéis hecho, os animo a seguir mejorando e investigando las diferentes normas que puedan complementar la que ya tenéis.
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